Aby dana sprawa, należąca do jednej z ustawowych kategorii (zobacz: Jakie sprawy się kwalifikują?), mogła zostać rozpoznana w postępowaniu grupowym, muszą być spełnione pewne dodatkowe warunki formalne, które określa się jako przesłanki dopuszczalności postępowania grupowego. Przesłanki dopuszczalności postępowania grupowego różnią się w zależności od tego, czy sprawa została wszczęta przez reprezentanta, czy przez podmiot upoważniony. Przesłanki te zostały pokrótce omówione poniżej i są to:
- jednorodzajowość roszczeń wszystkich członków grupy – przesłanka ta oznacza, że wszyscy członkowie grupy winni domagać się od pozwanego tego samego (tj. zgłosić żądania o udzielenie ochrony prawnej w ten sam sposób, np. poprzez zasądzenie od pozwanego na ich rzecz określonych kwot pieniężnych). Wykluczona jest tu zatem sytuacja, w której niektórzy członkowie grupy będą żądali tylko ustalenia odpowiedzialności pozwanego, zaś inni – dochodzili zasądzenia od niego odszkodowania;
- wspólność podstawy faktycznej dochodzonych roszczeń w przypadku klasycznych postępowań grupowych – żądania wszystkich członków grupy powinny być oparte na tej samej (tj. tożsamej) lub, co najmniej, takiej samej (tj. jednakowej) podstawie faktycznej, a zatem muszą one wynikać bądź to z jednego i tego samego zdarzenia (np. jednego wypadku komunikacyjnego czy katastrofy kolejowej), bądź też z kilku zdarzeń podobnych do siebie (np. z tego samego rodzaju umów, w postaci powielonego wzorca umownego, obejmujących te same klauzule niedozwolone, zawartych przez kilku konsumentów, lub z użycia takiego samego produktu, który wyrządził szkodę kilku osobom). Ich źródłem winien być więc nie tyle ten sam stosunek prawny, co ten sam typ stosunku prawnego. Innymi słowy, chodzi o to, by wszystkie żądania posiadały albo taką samą całą podstawę faktyczną, albo też miały tylko takie okoliczności wspólne, które przesądzają o występowaniu przesłanek każdego z roszczeń. Bez znaczenia pozostaje tu natomiast podstawa prawna poszczególnych żądań, tj. to, czy jest ona tożsama, czy też nie;
bądź wspólność podstawy prawnej dochodzonych roszczeń w przypadku przedstawicielskich postępowań grupowych – w sprawach o stwierdzenie stosowania praktyk naruszających ogólne interesy konsumentów lub w sprawach o roszczenia związane z ich stosowaniem roszczenia mogą być oparte również na tej samej podstawie prawnej; w tych rodzajach spraw przesłanka wspólnej podstawy faktycznej nie musi być spełniona, a w zamian powód może powołać się na oparcie roszczeń na tej samej podstawie prawnej; dzięki tej nowej przesłance więcej spraw będzie się nadawało do rozpoznawania w postępowaniu grupowym;
- wielkość (liczebność grupy) – minimalna liczba osób, która musi utworzyć grupę, by móc dochodzić roszczeń w postępowaniu grupowym, to dziesięć osób. Grupę mogą stanowić zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne, czy też tzw. ułomne osoby prawne (np. spółki jawne, partnerskie, komandytowe). W sprawach dotyczących stwierdzenia praktyk naruszających ogólne interesy konsumentów, nie ma wymogu minimalnej liczebności grupy, ponieważ w tego rodzaju sprawach w ogóle nie tworzy się grupy; w praktyce wydaje się jednak, że sprawy, które dotyczą interesów mniej niż 10 osób nie będą dochodzone w tym trybie;
- ujednolicenie wysokości roszczeń pieniężnych – jest to dodatkowa przesłanka skorzystania z postępowania grupowego, która obowiązuje tylko w przypadku dochodzenia w postępowaniu grupowym roszczeń pieniężnych (np. o zapłatę odszkodowania) – za wyjątkiem roszczeń konsumentów. Ujednolicenie wysokości roszczeń oznacza, że członkowie grupy – w całości lub w ramach co najmniej dwuosobowych podgrup – muszą dochodzić od pozwanego zapłaty kwot pieniężnych w zrównanej wysokości (zobacz: Czego można domagać się w postępowaniu grupowym?). Wyjątek stanowią sprawy dotyczące roszczeń konsumentów – Nowelizacja nr 4 zniosła całkowicie wymóg ujednolicania roszczeń do tej samej wysokości w przypadku roszczeń konsumentów.
W przypadku powództw wytaczanych przez podmioty upoważnione sąd obligatoryjnie bada również, czy podmiot jest wpisany do rejestru prowadzonego przez Prezesa UOKiK lub wykazu prowadzonego przez Komisję Europejską, a także, czy przedmiot postępowania mieści się w zakresie zadań statutowych danej organizacji.
