W porównaniu do zwykłego procesu cywilnego, postępowanie grupowe wyróżnia między innymi występowanie specyficznych faz (etapów) postępowania, właściwych tylko temu postępowaniu. Są to następujące etapy:
Na tym etapie sąd rozstrzyga, czy spełnione są przesłanki warunkujące możliwość rozpoznania sprawy w postępowaniu grupowym (zobacz: Kiedy postępowanie grupowe jest dopuszczalne?). W razie pozytywnej oceny w tym zakresie, sąd wydaje postanowienie o rozpoznaniu sprawy w tym postępowaniu. Natomiast w przypadku negatywnej weryfikacji – sąd odrzuca pozew. Po Nowelizacji nr 1 z 2019 r., przed rozstrzygnięciem o dopuszczalności postępowania grupowego, nie ma konieczności przeprowadzenia rozprawy, sąd ma obowiązek wysłuchać strony – co może odbyć się poprzez złożenie pisma, bądź ustanie na posiedzeniu. W tej fazie sąd nie rozpoznaje jeszcze sprawy merytorycznie (nie ocenia czy wniesione powództwo jest zasadne, czy też nie), lecz ogranicza się li tylko do zbadania przesłanek dopuszczalności prowadzenia w danej sprawie postępowania grupowego.
Etap ten trwa od chwili skutecznego wniesienia pozwu do czasu uprawomocnienia się wspomnianego postanowienia sądu w przedmiocie dopuszczalności postępowania grupowego. Postanowienie to jest zaskarżalne, a więc staje się prawomocne bądź dopiero z upływem okresu przewidzianego na złożenie zażalenia, bądź też z chwilą oddalenia wniesionego zażalenia przez sąd drugiej instancji. Po uprawomocnieniu się postanowienia o rozpoznaniu sprawy w postępowaniu grupowym, dopuszczalność prowadzenia postępowania grupowego nie podlega ponownemu badaniu.
Po uprawomocnieniu się postanowienia o dopuszczalności postępowania grupowego sąd zarządza publikację ogłoszenia o wszczęciu postępowania grupowego w sposób najbardziej odpowiedni dla danej sprawy, tak, aby umożliwiało ono poinformowanie o postępowaniu wszystkich potencjalnie zainteresowanych przystąpieniem do grupy. W szczególności ogłoszenie może zostać zamieszczone na stronach Biuletynu Informacji Publicznej właściwego sądu, na stronach internetowych stron lub ich pełnomocników lub w prasie o zasięgu ogólnopolskim lub lokalnym. W ogłoszeniu takim zawarte są podstawowe informacje o zawisłej sprawie oraz o możliwości przystąpienia do grupy.
W terminie zakreślonym w ogłoszeniu (nie dłuższym niż 3 miesiące) swój udział w postępowaniu mogą zgłosić osoby, które nie przystąpiły do postępowania na etapie wnoszenia pozwu grupowego, a które spełniają warunki, aby być członkiem grupy (tj. przysługuje im takie samo rodzajowo roszczenie, jak te, które są już dochodzone w postępowaniu grupowym). Przystąpienie do grupy następuje przez złożenie stosownego pisemnego oświadczenia reprezentantowi grupy. Reprezentant może przy tym zobowiązać członka grupy do złożenia w wyznaczonym terminie dodatkowych dowodów lub wyjaśnień. Po upływie zakreślonego w ogłoszeniu terminu przystąpienie do grupy jest już niedopuszczalne.
Oświadczenie o przystąpieniu do grupy winno określać żądanie członka grupy (a ściślej – „kandydata” na członka grupy), zawierać wskazanie okoliczności uzasadniających przynależność danej osoby do grupy oraz przedstawiać okoliczności faktyczne wraz z dowodami popierającymi zgłoszone twierdzenia. Następnie, na podstawie złożonych oświadczeń, reprezentant sporządza wykaz osób, które przystąpiły do grupy w tej fazie i przedstawia taki wykaz sądowi. Pozwanemu przysługuje prawo zgłoszenia zarzutów co do przynależności poszczególnych osób do grupy lub podgrupy w zakreślonym przez przewodniczącego terminie (nie krótszym niż miesiąc). Ostatecznie o składzie grupy decyduje sąd, wydając postanowienie, w którym wymienieni zostają poszczególni członkowie grupy z imienia i nazwiska (bądź nazwy, zależnie od ich statusu prawnego). Na postanowienie w przedmiocie składu grupy przysługuje zażalenie, jednakże jego wniesienie nie wstrzymuje merytorycznego rozpoznania sprawy. Natomiast z chwilą uprawomocnienia się postanowienia co do składu grupy, nie jest możliwe wystąpienie z niej (zobacz: Jaki jest status członka grupy?).
Po ustaleniu składu grupy sąd przystępuje do oceny zasadności zgłoszonych w ramach postępowania grupowego żądań, prowadząc jedno postępowanie dowodowe dla wszystkich dochodzonych roszczeń. Szczegółowy przebieg oraz czas trwania tego etapu będą zależały od przedmiotu oraz okoliczności danej sprawy. Etap ten kończy się wydaniem wyroku, w którym – na ogólnych zasadach – sąd, uwzględniając pozew grupowy, orzeka zgodnie z żądaniem pozwu, bądź oddala powództwo w całości albo w określonej części, stwierdzając, że dochodzone żądania nie są zasadne (nie posiadają podstawy prawnej, względnie istnienie ich przesłanek nie zostało w danym przypadku udowodnione).
Dalszy przebieg postępowania zależy od tego, jakiego rodzaju roszczenia (o świadczenie, o ustalenie, o ustalenie odpowiedzialności pozwanego, czy też o ukształtowanie stosunku prawnego lub prawa) były jego przedmiotem (zobacz: Czego można domagać się w postępowaniu grupowym?).
W przypadku zasądzenia w wyroku świadczenia pieniężnego (np. stosownych kwot odszkodowania), każdy z członków grupy jest uprawniony do wszczęcia egzekucji na podstawie wyciągu z wyroku lub wyroku wraz z wyciągiem z listy członków grupy stanowiącej załącznik do wyroku – wskazujących wysokość należnego mu świadczenia.
Odmiennie przedstawia się natomiast egzekucja zasądzonego w wyroku świadczenia niepieniężnego (np. zobowiązania do zwrotu określonej rzeczy). Co do zasady uprawnionym do złożenia wniosku o wszczęcie egzekucji takiego świadczenia jest wyłącznie reprezentant grupy. Każdy z członków grupy zyskuje zaś to uprawnienie (legitymację) dopiero w przypadku, gdy, po pierwsze, pozwany dobrowolnie nie wykona wyroku sądu w terminie sześciu miesięcy licząc od daty jego uprawomocnienia się, a po drugie, reprezentant grupy sam nie wystąpi w tym czasie (tj. w ww. sześciomiesięcznym okresie) z wnioskiem o wszczęcie egzekucji.
Wyrok ustalający (na zasadach ogólnych) prawo lub stosunek prawny posiada charakter deklaratoryjny, tj. potwierdza jedynie istnienie owego uprawnienia lub stosunku. Orzeczenie to nie podlega egzekucji.
W razie wydania wyroku ustalającego odpowiedzialność pozwanego (możliwość wystąpienia z takim żądaniem stanowi rozwiązanie specyficzne dla postępowań grupowych), orzeczenie to stanowić będzie „prejudykat” w postępowaniu indywidualnym o zasądzenie na rzecz członka grupy konkretnej sumy pieniężnej. Należy jednak zaznaczyć, że domagając się ustalenia odpowiedzialności pozwanego (na rzecz członków grupy) powód (reprezentant grupy) obowiązany jest obecnie, tj. po Nowelizacji nr 1 z 2017 r., wskazać w pozwie roszczenia pieniężne, których dochodzeniu służyć ma żądany wyrok ustalający (bez konieczności oznaczania wysokości tych roszczeń). Członkowie grupy będą mogli, w oparciu o wyrok ustalający odpowiedzialność pozwanego, dochodzić w odrębnym procesie zasądzenia konkretnych kwot pieniężnych tylko z tego tytułu, który został powołany w pozwie zawierającym żądanie ustalenia odpowiedzialności pozwanego.
Wyrok o charakterze kształtującym posiada charakter konstytutywny, dlatego wywołuje skutki w sferze praw i obowiązków członków grupy już z samą chwilą jego uprawomocnienia się. Orzeczenie to nie podlega egzekucji.